- 제안서는 서비스(또는 제품)를 제공하는 기업이 프로젝트를 의뢰한 기업으로부터 발주 받은 프로젝트를 어떻게 수행할 것인지를 포괄적으로 정리한 문서로서 제안 요청서(RFP)를 근거로 각 서비스 제공회사의 프로젝트 수행능력, 프로젝트 수행방법, 비용 등과 같은 내용을 포괄적으로 정리한 문서라 할 수 있다.
- 제안서는 프로젝트를 의뢰한 고객사의 문제를 제안사가 보유하고 있는 핵심역량(인력, 기술, 지식)을 활용하여 어떤 방법으로 해결해 줄 수 있는지에 대해 제시하는 일종의 기업 간 약속이다.
- 제안서는 의뢰인에게 깊은 인상을 심어줄 수 있는 기회이자 수주와 직결되는 매우 중요한 문서인 만큼 깔끔한 형식과 명료한 내용으로 작성하여야 하며, 기술제안서, 프로젝트 명세서, 프로젝트 계획서, 계약 제안서 등의 이름으로 제출되기도 하며. 경우에 따라서는 미리 정의된 제안서 양식을 제시하여 이에 따르도록 하기도 한다.
▶ 제안서의 목적
제안서는 고객사의 제안 요청서를 근간으로 전문업체에서 작성하는 것으로 조직구조, 자원 및 제반환경을 적절히 조화시켜서 최대의 효과를 얻을 수 있도록 하는 것이 그 주요 취지라고 할 수 있다.
제안서가 가질 수 있는 기본적인 특성은 다음과 같다.
- 대화용 도구로서 작성
- 사용자들을 고려하여 이해가 용이하도록 기술
- 논리적인 순서에 의해 정연하게 서술
- 실제 업무수행에 적용이 가능하도록 작성
- 관련 정보에 대한 정확한 기술
▶ 제안서의 구성요소
■ 개요
- 제안의 목적과 배경
- 추진 전략
- 전문업체 입장에서 본 기대효과
■ 회사소개
- 회사연혁 및 경영실태
- 인원현황
＊주요 프로젝트 수행실적
＊유사분야에서의 프로젝트 경험
＊협력업체 및 기술제휴 관계
■ 아웃소싱 서비스
- 고객의 정보시스템 분석
- 서비스 범위 및 수준
■ 제안내용
- 기술분야
＊제안된 서비스의 특성 및 기대효과
＊서비스 제공 전략 및 방안
＊시스템 구성 및 기능
＊시스템 분야별 기능 설명
＊품질관리 및 변경관리
＊향후 발전 방향
- 관리분야
＊업무 수행 방안 및 일정
＊업무 수행 조직 및 인력 구성
＊아웃소싱 방법론 및 툴
＊서비스 관리 및 환경 조성 계획
＊보안 관리 대책
＊문서화 및 보고 방법
＊아웃소싱 수행 절차 및 내역
- 지원분야
＊인력의 이전 규모 및 방법
＊자산의 이전 규모 및 방법
＊교육 훈련 지원계획
＊기술 이전 계획
＊가격분야
＊추진 일정 분야
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